In un’ottica di maggiore semplificazione, per la Dote Scuola 2021/22 - insieme di quattro misure per il sostegno al diritto allo studio - Regione Lombardia ha siglato con il Ministero dell’Istruzione un Protocollo specifico per la verifica automatica, da parte della Regione, di alcuni dati dell’Anagrafe nazione degli studenti.

L’intesa incide su uno dei criteri per ottenere gli aiuti della Dote Scuola, ovvero la frequenza scolastica (richiesta insieme all’ISEE e alla residenza). Il Protocollo, di durata triennale, regola le modalità per il dialogo dei dati, assicurando che avvenga nel pieno rispetto di tutti i principi di Privacy del GDPR.

A spiegare l’importanza dell’iniziativa è in questa intervista la firmataria per il MIUR, Gianna Barbieri, Direttore Generale del Dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali, oltre che della Direzione generale per i contratti, gli acquisti e per i sistemi informativi e la statistica. Ma Barbieri ci spiega anche quale ruolo, del tutto innovativo, possono svolgere oggi le banche dati gestite dal MIUR a supporto di una politica data driven.

Direttore, che valenza assume il Protocollo appena siglato con Regione Lombardia per la verifica telematica automatica dei dati tra diverse banche dati istituzionali?

“Il protocollo ha per oggetto la verifica da parte della Regione dei dati, contenuti nell’Anagrafe Nazionale degli Studenti e relativi alla frequenza degli studenti/esse, per gli accertamenti istruttori da parte della stessa Regione.

La verifica digitale delle istruttorie consente alle Amministrazioni di consolidare un modello integrato di valorizzazione del patrimonio informativo delle Pubbliche Amministrazioni, di semplificare le attività di verifica dei requisiti di accesso alle prestazioni da parte del cittadino, di accelerare i tempi di riconoscimento del contributo e fornire un servizio tempestivo e di qualità all’utenza.

Una collaborazione che rappresenta un esempio di interoperabilità tra Pubbliche Amministrazioni in linea con gli obiettivi strategici del piano triennale dell’AgID”.

“Con i dati di oltre 7 milioni di alunni e di più di 1 milione tra docenti e personale ATA possiamo avere un quadro completo dei fenomeni del mondo dell’Istruzione”

Il MIUR dispone di una corposissima banca dati: cosa ci raccontano questi Big Data?

“Il Ministero dell’Istruzione, attraverso il proprio sistema informativo, assicura ormai da molti anni un’ampia gamma di servizi che, partendo dall’informatizzazione delle principali procedure per l’avvio e la gestione dell’anno scolastico, si è progressivamente estesa a molti altri settori dell’attività ministeriale e, soprattutto, ha iniziato a coinvolgere una vastissima platea di utenti: più di 7 milioni di alunni, più di 1 milione di lavoratori tra docenti e personale ATA.

Si pensi ad esempio ad attività come le “Iscrizioni on line”, che mobilitano più di un milione di famiglie, oppure alle “Istanze On Line” che rappresentano il passaggio obbligato per quasi tutti i procedimenti che interessano il personale della scuola (come mobilità, aggiornamento delle graduatorie, richiesta di pensionamento ecc.).

A oggi il MIUR gestisce diverse tipologie di dati attraverso specifiche Anagrafi, tra le quali l’Anagrafe Nazionale degli Studenti, che contiene ad esempio informazioni relative ai dati anagrafici degli alunni, alle frequenze, agli esiti esami di stato; l’Anagrafe del personale scolastico, che raccoglie informazioni relative alla carriera dei docenti; l’Anagrafe delle Istituzioni scolastiche, che censisce le informazioni relative all’organizzazione e alla logistica delle singole scuole.

Attraverso tali dati l’Amministrazione ha a disposizione un quadro completo di tutte le variabili e i fenomeni che caratterizzano il settore dell’Istruzione ed è in grado di valorizzare tali informazioni e renderle fruibili, con studi, ricerche e relazioni, per supportare decisioni sia strategiche che operative”.

“Abbiamo una base informativa unica, integrata e certificata, di supporto alle decisioni pubbliche. Come mostrano i dati di Scuola in chiaro, in allegato”

C’è dunque una sorta di ‘restituzione’ alle famiglie del percorso intrapreso dagli studenti: un esempio positivo di utilizzo dei Data da parte della PA?

“L’applicativo “Scuola in chiaro”, ad esempio, mette a disposizione delle famiglie le informazioni relative alle scuole italiane di ogni ordine e grado.

La base informativa che alimenta l’applicazione è costituita da dati già presenti nel sistema informativo del Ministero - continuamente aggiornati - e dalle informazioni inserite da ciascuna istituzione scolastica attraverso le funzioni presenti sul portale SIDI (Sistema informativo dell’Istruzione).

Con “Scuola in chiaro” invece è possibile monitorare il passaggio dal I al II ciclo di istruzione sia dal punto di vista della scuola di partenza, sia per scuola di arrivo ovvero la secondaria di II grado (si veda la presentazione in allegato, ndr).

Si parte dal consiglio orientativo, espresso dal Consiglio di classe per tutti gli alunni dell’ultimo anno di scuola secondaria di primo grado. Gli indicatori misurano la corrispondenza tra il consiglio formulato dai docenti e la scelta degli alunni, che vengono seguiti nel loro ingresso alla scuola secondaria di II grado fino alla conclusione del primo anno di corso.

In particolare, la rappresentazione grafica mette a confronto la percentuale di alunni ammessi al secondo anno di scuola di II grado tra quelli che hanno seguito il consiglio orientativo, con la quota di ammessi calcolata tra gli studenti che hanno seguito un percorso diverso da quello proposto nel consiglio orientativo.

Successivamente vengono seguiti gli studenti che frequentano il primo anno in considerazione del consiglio orientativo ricevuto in uscita. Alla fine del II ciclo di istruzione poi si registrano le scelte degli studenti: proseguire gli studi, iscrivendosi alle Università, oppure entrare nel mondo del lavoro.

C’è infine la raccolta dei dati a un anno di distanza dal diploma. Le informazioni provengono dal Sistema Informativo Statistico delle Comunicazioni Obbligatorie (SISCO) del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Sono presi in considerazione tutti i rapporti di lavoro dipendente, di lavoro parasubordinato e le esperienze di lavoro soggette a comunicazione obbligatoria. Non sono osservati, invece, i rapporti di lavoro indipendente (imprenditori, commercianti, artigiani, liberi professionisti), né il lavoro somministrato”.

“La progressiva digitalizzazione delle scuole è affidata al Responsabile della Transizione Digitale del Ministero: ecco le azioni previste e i benefici concreti che possono portare”

Questi numeri possono diventare strumento per politiche Data driven?

“Assolutamente sì, stiamo ormai lavorando da qualche tempo alla valorizzazione del servizio statistico come unica fonte di analisi ed elaborazione dati per il Ministero, per omogeneizzare e certificare le informazioni verso l’interno e/o l’esterno, anche attraverso la messa a disposizione in modalità self service di una base informativa unica, integrata e certificata, di supporto alle decisioni e quindi funzionale a guidare strategie e politiche di sviluppo e innovazione basate sui dati e sull’attenta osservazione dei fenomeni che caratterizzano il comparto istruzione.

In tale momento storico, un esempio significativo è legato alla connessione tra la scuola e il mondo del lavoro. Come noto, esiste un significativo mismatch tra le competenze richieste dal mercato e dalle aziende e le professionalità che la scuola (e le università) riescono a formare. Attraverso l’analisi del nostro patrimonio e la potenziale integrazione con le basi informative di altre PPAA (es. INPS, Unioncamere) stiamo studiando l’entità e la composizione di tale scostamento, con l’obiettivo di mettere in campo soluzioni per dotare le istituzioni scolastiche di strumenti di analisi in grado di orientare, in modo strutturato, la programmazione dell’offerta formativa in linea con i fabbisogni del territorio e dei relativi stakeholder.

Un ulteriore esempio è rappresentato dalla possibilità di integrare la valorizzazione del patrimonio informativo con le potenzialità offerte dalle nuove tecnologie; in tal senso, stiamo lavorando all’attivazione di un servizio di digitalizzazione dell’emissione dei certificati scolastici (servizio Diplome) che, grazie all’utilizzo della tecnologia Blockchain, semplifichi il processo di rilascio, gestione e condivisione dei certificati e delle qualifiche, garantendo la piena portabilità delle stesse tra gli attori esistenti nel territorio nazionale ed europeo”.

“Stiamo lavorando all’attivazione di un servizio di digitalizzazione dell’emissione dei certificati scolastici (servizio Diplome) grazie all’utilizzo della tecnologia Blockchain”

Guardando più in generale alla trasformazione digitale, quali sono le linee guida che come MIUR date alle scuole? Che riscontri avete su questo fronte dalle autonomie scolastiche?

“La digitalizzazione ha assunto negli ultimi anni uno spazio sempre più rilevante nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni e nel contesto specifico delle Istituzioni scolastiche, incidendo in maniera significativa nella gestione delle attività – didattiche e non – svolta dalle stesse, e impattando sui processi e i servizi offerti, anche tenuto conto dei profili inerenti alla sostenibilità ambientale.

In questo quadro di riferimento, connotato peraltro da continue innovazioni tecnologiche, l’Amministrazione - anche a seguito delle interlocuzioni intercorse con AgID - ha valutato che il Responsabile della Transizione Digitale del Ministero ricopra tale ruolo anche per le Istituzioni scolastiche ed educative. D’altronde, il RTD già si occupa della pianificazione nonché dell’attuazione delle linee strategiche per la digitalizzazione dei processi dell’Amministrazione e delle Scuole, e dispone di figure e funzioni organizzative in possesso delle competenze in ambito tecnologico, informatico e manageriale richieste dalla normativa.

Si tratta di una soluzione che punta a valorizzare gli interventi di sviluppo tecnologico già attuati dall’Amministrazione e che è coerente con il ruolo del Ministero quale soggetto abilitante il percorso di trasformazione digitale del settore Istruzione.

In linea con tali premesse, il RTD sta lavorando su alcuni ambiti principali.

Digital Transformation: digitalizzazione dei servizi e dei procedimenti amministrativi, sia per quanto riguarda l’automazione dei processi che assicurano il funzionamento del sistema di istruzione, sia per quanto riguarda il funzionamento interno degli uffici centrali e periferici, con l’obiettivo di definire un percorso di transizione al digitale che consenta di migliorare la qualità dei servizi all’utenza, ottimizzare la spesa pubblica ed evolvere il proprio modello operativo.

Governance IT potenziata: sostegno all’adempimento delle strategie evolutive del Ministero attraverso il rafforzamento della Governance IT, la raccolta e analisi delle esigenze dell’utenza, la programmazione strategica e operativa, la trasformazione delle esigenze in innovazioni di processo e/o in nuovi servizi.

Valorizzazione del patrimonio informativo, protezione e sicurezza dei dati: valorizzazione del patrimonio informativo dell’Amministrazione, anche attraverso la messa a disposizione in modalità self-service di una base informativa unica, integrata e certificata, di supporto alle decisioni e potenziamento dei processi e dei sistemi di protezione e sicurezza dei dati.

Comunicazione e relazione con l’utenza: potenziamento della comunicazione e focalizzazione sulle attività di relazione con l’utenza (Customer Experience, Customer Care, Customer Satisfaction), per rafforzare la capacità dell’Amministrazione di comprendere le esigenze e le aspettative degli utenti e di anticiparne le necessità, in un’ottica di graduale accrescimento della qualità dei servizi erogati.

L’approccio scelto da diverso tempo dall’Amministrazione nelle iniziative di innovazione e trasformazione digitale prevede un significativo coinvolgimento delle scuole e del relativo personale, in una logica di co-design dei servizi digitali e di confronto continuo funzionale al monitoraggio e al graduale miglioramento della qualità dei servizi erogati”.

Chi opera concretamente nelle scuole per facilitarne l’innovazione digitale?

“Nelle scuole sono previste e già operative diverse figure (tra i quali DS, DSGA, Animatori digitali, Team per l’innovazione digitale, ecc.) che operano per facilitare il processo di diffusione dell’innovazione.

La sfida è di garantire un percorso strutturato e il più possibile omogeneo per tipologie di scuole e territori, che possa accelerare il processo di transizione al digitale e conseguentemente migliorare la qualità dei servizi ed efficientare i modelli di lavoro. Il RTD sta pertanto lavorando alla definizione di un modello di coordinamento centralizzato, che metta a sistema le funzioni organizzative già previste nelle Istituzioni scolastiche e valorizzi gli interventi di trasformazione che il Ministero sta realizzando”.

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